DIPARTIMENTO DEI TRASPORTI TERRESTRI
U. di G. MOTORIZZAZIONE
E SICUREZZA DEL TRASPORTO TERRESTRE
Segreteria Tecnica

Roma, 27 novembre 2000

prot. n. 1244/MN/d5

Allegati: 7.

OGGETTO: "Sportello telematico dell’automobilista". Istruzioni applicative.

E’ in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale il Regolamento recante norme sull’istituzione e la disciplina dello "Sportello telematico dell’automobilista", il quale persegue lo scopo di semplificare i procedimenti relativi alla immatricolazione, alla reimmatricolazione, alla registrazione della proprietà ed ai passaggi di proprietà degli autoveicoli, dei motoveicoli e dei loro rimorchi.

A tale riguardo, si fa presente che l’attivazione dello "Sportello telematico" è subordinata allo svolgimento di alcuni adempimenti propedeutici, sia da parte delle Agenzie sia degli Uffici Provinciali, che qui di seguito si illustrano e che si invita, sin d’ora, ad avviare nelle more della entrata in vigore del predetto Regolamento.

L’Agenzia che intende attivare uno "Sportello telematico" deve produrre istanza in bollo all’Ufficio Provinciale della Motorizzazione competente per territorio, secondo il modello allegato (All.1).

Ricevuta l’istanza, l’Ufficio Provinciale della Motorizzazione deve controllare che l’Agenzia:

1. sia già abilitata alla procedura "Prenotamotorizzazione" e l’abbia effettivamente utilizzata per almeno tre mesi (tale circostanza è verificabile attraverso la consultazione dei dati contenuti nell’allegato 4, nel quale sono ricomprese unicamente le Agenzie abilitate che utilizzano effettivamente la procedura "Prenotamotorizzazione");

2. usufruisca di un collegamento senza concentratori intermedi (riconoscibili perché, nel caso di Agenzie che usano un concentratore intermedio, il codice "Prenotamotorizzazione" è assegnato ad un consorzio e non alla singola Agenzia);

3. sia dotata di una stampante rispondente alle specifiche indicate nell’allegato 2 (nella fase di accettazione dell’istanza, è sufficiente verificare che il possesso di tale requisito sia stato dichiarato nell’istanza stessa).

Con riguardo al precedente punto 2), si precisa che i consorzi non possono essere abilitati al collegamento in sportello telematico poiché, ai sensi della legge 264/1991, è inibito l’esercizio consorziato dell’attività di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto. Pertanto, nel caso in cui una Agenzia associata ad un consorzio volesse attivare presso di sè uno "Sportello telematico", essa deve prima ottenere il collegamento "Prenotamotorizzazione" e svolgerlo effettivamente per almeno tre mesi. Analogamente dovrà procedere ogni altra Agenzia che, non fruendo della procedura "Prenotamotorizzazione, intenda avvalersi del collegamento in sportello telematico.

Eseguite le descritte verifiche, l’Ufficio Provinciale inserisce il codice "S" nel campo "abilitazione allo sportello telematico" della maschera "UTAG" con le modalità indicate nell’allegato "Manuale Utente uso ufficio" (All. 3). In base alla suddetta operazione, il CED provvede, entro una settimana, a configurare ed a rendere operativa l’Agenzia.

Ai fini del collegamento in esame, non debbono essere considerati i codici assegnati dagli Uffici Provinciali per il normale accesso da parte delle Agenzie agli sportelli della Motorizzazione, poiché questi non consentono una individuazione univoca, ben potendo ciascuna Agenzia essere identificata per il tramite di una pluralità di codici, tanti quanti sono gli Uffici della Motorizzazione presso cui opera.

Ai fini che qui interessano, invece, deve essere utilizzato unicamente il codice di accesso alla procedura "Prenotamotorizzazione", che viene abbinato, usando la maschera "UTAG", al "codice agenzia" rilasciato dall’Ufficio competente per territorio.

Si tenga presente, infatti, che ogni Agenzia collegata in sportello telematico può emettere unicamente documenti relativi ad operazioni da svolgere nell’ambito del territorio provinciale entro il quale la stessa ha sede. Conseguentemente, se l’Agenzia avesse necessità di operare nell’ambito di un’altra provincia, non potrà che utilizzare la procedura "Prenotamotorizzazione" con il relativo codice di accesso, ovvero recarsi direttamente presso l’Ufficio della Motorizzazione competente per territorio.

La procedura di attivazione finora descritta è propedeutica allo svolgimento delle seguenti operazioni:

a) quelle relative all’immatricolazione dei veicoli ed al connesso rilascio della carta di circolazione (art. 93, comma 2, c.d.s.);

b) quelle relative al rinnovo o all’aggiornamento della carta di circolazione (art. 94, comma 2, c.d.s.);

c) quelle relative alla richiesta di reimmatricolazione;

d) quelle relative alla consegna delle targhe (art. 101, comma 2, c.d.s.);

e) quelle relative allo smarrimento, sottrazione, deterioramento e distruzione delle targhe (art. 102, commi 2, 4 e 5 c.d.s.).

Tuttavia, in questa prima fase saranno possibili solo le operazioni relative all’aggiornamento delle carte di circolazione di cui al precedente punto b), con esclusione degli aggiornamenti relativi ai trasferimenti della residenza delle persone fisiche, così come previsto dall’adottando Regolamento.

Ciò in quanto le operazioni per cui lo sportello telematico deve emettere il tagliando hanno minore impatto dal punto di vista organizzativo di quelle per cui bisogna emettere carta di circolazione e targhe. Per queste ultime, infatti, sarà necessario attivare una procedura di assegnazione "lotti", sui cui dettagli operativi si fa riserva di trasmettere apposite istruzioni.(vedi successiva circolare del 30.3.2001)

L’attivazione della stampa dei soli tagliandi consente al CED di valutare l’impatto della stampa on-line di documenti trasmessi contemporaneamente a circa 4000 sportelli, di simulare l’analogo impatto per la stampa delle carte di circolazione e conseguentemente prevedere eventuali implementazioni software e hardware. Lo scopo è quello di far partire un sistema affidabile a livello degli standard di "Prenotamotorizzazione" e "Revisioni", graduando in successione il tipo di operazioni effettuabili, in considerazione del grado di complessità, in modo da garantire il mantenimento degli attuali livelli di servizio.

L’Ufficio Provinciale, contestualmente all’effettuazione della transazione con la maschera "UTAG", consegna a ciascuna Agenzia richiedente una copia del "Manuale Utente ad uso agenzie" ed un numero di tagliandi pari al fabbisogno mensile. Per il primo rilascio si fa riferimento ai dati riportati nella tabella allegata (All.4) nella quale, in corrispondenza di ciascuna Agenzia, viene indicato il numero delle operazioni effettuate nel periodo compreso tra il 18 settembre ed il 7 novembre 2000. Poiché a causa di difficoltà informatiche non è stato possibile acquisire la certezza di aver escluso del tutto i codici identificativi dei consorzi, ove nell’elenco compaiano detti codici non dovrà tenersene conto.

In ogni caso, non dovrà essere inizialmente assegnato un numero di tagliandi inferiore a 60.

Ciascun Ufficio, inoltre, deve redigere un verbale di avvenuta consegna dei tagliandi e darne copia all’Agenzia interessata. In detto verbale debbono essere succintamente indicati la data dell’avvenuta consegna, il numero di tagliandi consegnati e le generalità della persona che li ha materialmente ricevuti. Il funzionario responsabile dovrà sottoscrivere il verbale unitamente alla persona che ha ricevuto la consegna ed apporre il timbro dell’Ufficio.

La presa in carico e l’utilizzo dei tagliandi autoadesivi debbono essere annotati, così come previsto dall’adottando Regolamento, in appositi registri cartacei, rilegati e recanti pagine numerate; il numero complessivo delle pagine deve essere annotato a cura dell’Ufficio Provinciale, apponendo sull’ultimo foglio la seguente dicitura: "Il presente registro dell’Agenzia ……………….. consta di numero …. pagine ed è riferito all’anno …...", seguita dalla data, dalla firma del funzionario responsabile e dal timbro dell’Ufficio.

Nel predetto registro deve essere indicata, come da fac-simile allegato (All. 5), la data di ritiro dei tagliandi e il numero dei tagliandi ritirati, nonchè la data e il numero dei tagliandi utilizzati ogni giorno, distinguendo i tagliandi correttamente utilizzati da quelli scartati per errori di stampa o qualunque altra causa.

La contabilizzazione progressiva dei tagliandi utilizzati e scartati deve essere impostata in senso decrescente, in modo da riportare a zero i tagliandi assegnati per ciascun lotto, secondo l’allegata esemplificazione (All. 6).

I tagliandi relativi a ciascun lotto dovranno essere archiviati separatamente .

I tagliandi non utilizzati debbono essere distrutti a cura dell’Agenzia non prima di un anno, decorrente dalla data di esaurimento del lotto di cui i tagliandi fanno parte.

L’adottando Regolamento prevede che, per ogni singola operazione richiesta, ciascuna Agenzia collegata in sportello telematico è tenuta preliminarmente:
    1. ad accertare l’identità del richiedente;
    2. a verificare l’idoneità, la completezza e la conformità, in base alle vigenti disposizioni, della domanda e della documentazione presentata, nonché l’esattezza dei versamenti relativi alle imposte ed ai diritti dovuti per l’operazione richiesta.

Espletate le predette verifiche l’Agenzia, per collegarsi con il CED della Motorizzazione, deve utilizzare la maschera "PR16" secondo le modalità illustrate nel "Manuale Utente ad uso agenzie" (All. 7), e inserire il codice "ST" nel campo "codice acquisizione".

Al termine dell’operazione di inserimento, il CED aggiorna la base dati dell’Archivio Nazionale Veicoli e stampa, presso l’Agenzia, il tagliando contenente la variazione apportata.

Il suddetto tagliando deve essere apposto sulla relativa carta di circolazione.

Entro le ore 20.00 di ogni giornata lavorativa, l’Agenzia è tenuta a stampare, utilizzando la transazione "PRSU", l’elenco dei documenti emessi nel corso della giornata.

Tale elenco, unitamente alle domande presentate sul modello meccanografico "TT 2119" corredate dalle relative documentazioni ed attestazioni di versamento, deve essere presentato all’Ufficio provinciale della Motorizzazione entro la fine dell’orario di apertura al pubblico del giorno lavorativo successivo.

L’Ufficio, dopo aver confrontato che l’elenco presentato dall’Agenzia corrisponda all’analogo tabulato trasmesso dal CED, esamina la documentazione e ne verifica la regolarità.

In caso di accertata irregolarità, l’Ufficio Provinciale respinge la domanda e cancella il documento emesso dall’archivio elettronico. Analogamente procede quando il modello meccanografico "TT 2119" e la relativa documentazione non fossero presentati entro l’orario prescritto.

I documenti irregolarmente emessi devono essere restituiti, entro l’orario di apertura al pubblico del giorno successivo, all’Ufficio Provinciale che provvede a distruggerli con le consuete modalità.

All’infruttuoso spirare dell’ora prescritta per la consegna della documentazione, l’Ufficio Provinciale sospende l’operatività dello "Sportello telematico" fino alla restituzione del documento irregolare digitando il codice "N" nel campo "abilitazione sportello telematico" della maschera "UTAG".

L’adottando Regolamento prevede, inoltre, che il collegamento telematico non può essere sospeso, per la prima volta, per un periodo superiore al mese e, per la seconda volta, per un periodo superiore a tre mesi. Al verificarsi, per la terza volta in tre anni, delle condizioni di sospensione, i provvedimenti adottati per consentire l’apertura dello sportello decadono e lo sportello stesso cessa di essere operativo.

Ove la restituzione non avvenga nei tre giorni successivi all’accertata irregolarità della documentazione, l’Ufficio segnala l’accaduto all’Amministrazione provinciale per l’eventuale adozione, ai sensi dell’art. 9 della legge n. 264/1991, dei provvedimenti di competenza, nonchè agli organi di polizia per il ritiro dei documenti irregolarmente emessi.

Per l’attivazione dello sportello telematico presso gli uffici provinciali del Pubblico Registro Automobilistico saranno impartite apposite istruzioni con circolare successiva.

Sarà cura di questa Unità di Gestione, non appena verrà pubblicato il Regolamento, comunicare con file-avvisi la data a partire dalla quale le procedure "PR16" e "PR67" saranno rese operative per la stampa on-line dei documenti.

IL DIRETTORE DELL’UNITA’ DI GESTIONE
(dott. ing. Ciro Esposito)